Voor veel bewoners zijn jullie vooral “de mensen achter de schermen”. Wie zijn jullie eigenlijk?

Ik ben Martine Kroef en ik woon sinds 2017 in Zuiderburen. Samen met mijn toenmalige echtgenoot en onze zoon ben ik vanuit Alkmaar hierheen verhuisd. Inmiddels is mijn zoon alweer 9 jaar oud en is ook zijn zusje hier opgegroeid.

Voor mij voelde Zuiderburen destijds echt als een nieuwe start. Een levendige wijk waar veel gebeurde en waar veel jonge gezinnen woonden. Dat sprak me meteen aan. Ik ben iemand die graag bezig is en moeilijk stil kan zitten, dus voor ik het wist raakte ik steeds meer betrokken bij de wijkvereniging en het wijkpanel, vooral op het gebied van communicatie.

Nu breekt er opnieuw een nieuw hoofdstuk aan, omdat ik ga verhuizen. Juist daardoor kijk ik met extra trots terug op alles wat we de afgelopen jaren samen hebben opgebouwd binnen de communicatie van de wijk.

Hoe zijn jullie betrokken geraakt bij de wijkvereniging en het wijkpanel?

Eigenlijk heel spontaan. Net voor de eerste lockdown liep ik samen met een vriendin een rondje door de wijk. Haar man was toen secretaris van de wijkvereniging en ze waren op zoek naar hulp voor communicatie. Ik zei ergens terloops dat mij dat best leuk leek om ooit eens iets mee te doen.

Nog diezelfde avond werd ik gebeld door Hans Mooi, die destijds voorzitter was. Dat gesprek was enthousiast, gezellig en vooral heel direct. Voor ik het wist zat ik ineens bij vergaderingen van zowel het wijkbestuur als het wijkpanel.

Kort daarna brak corona uit en kwam veel stil te liggen. Tegelijk gaf dat juist ruimte om achter de schermen dingen opnieuw op te zetten en beter te organiseren. Er werden meerdere vacatures uitgezet, waaronder een extra functie binnen communicatie. Dat was eigenlijk het begin van hoe team communicatie is gegroeid tot wat het nu is.

Wat vinden jullie persoonlijk zo leuk aan vrijwilligerswerk voor Zuiderburen?

Ik kan eigenlijk maar moeilijk stilzitten en vind het leuk om actief iets bij te dragen aan de wijk. Door dit vrijwilligerswerk leer je veel mensen kennen en ben je betrokken bij wat er speelt in Zuiderburen.

Het mooie aan deze wijk is dat er altijd wel iets gebeurt. Er worden veel activiteiten georganiseerd, er spelen verschillende onderwerpen en er zijn veel bewoners die graag meedenken of iets willen betekenen voor de buurt. Dat maakt het afwisselend en leuk.

Daarnaast geeft het ook gewoon voldoening als je ziet dat iets waar je achter de schermen hard aan hebt gewerkt uiteindelijk zichtbaar wordt in de wijk. Bijvoorbeeld een mooie editie van Buren, een geslaagde activiteit of een goedlopende communicatiecampagne. Dat maakt het vrijwilligerswerk waardevol én gezellig tegelijk.

Jullie werken veel samen. Waar vullen jullie elkaar goed in aan?

Wat Margo ook aangeeft: we hebben allebei een andere achtergrond en daardoor ook een andere kijk en aanpak. Juist dat maakt de samenwerking zo sterk. We staan open voor elkaars ideeën en denken graag mee.

Daarnaast zijn we allebei behoorlijk proactief. Vaak signaleren we dingen al voordat er echt een vraag of probleem ontstaat. Dat werkt heel prettig samen, omdat je elkaar daarin goed aanvoelt en snel kunt schakelen.

Loop je ergens in vast, dan kun je altijd even bellen of appen en kom je er samen meestal snel weer uit. We hebben ieder onze eigen kwaliteiten en dat vult elkaar heel natuurlijk aan. En eerlijk is eerlijk: we hebben onderweg ook best veel lol samen.

Veel bewoners zien alleen het eindresultaat: een flyer, social post of een nieuwe editie van Buren. Wat gebeurt er allemaal achter de schermen?

Achter de schermen gebeurt echt veel. Naast het wijkbestuur neem ik ook plaats in het wijkpanel en regel ik daar grotendeels de communicatie voor. Denk aan flyers, zoals die voor de aankomende wijkconferentie, maar ook de social media daaromheen.

Eigenlijk maken en beheren wij bijna alles zelf: de nieuwsbrief, het LED-scherm, de socials en de website horen bij de standaard werkzaamheden. Vorig jaar is daar ook Buren bij gekomen en hebben wij de rol van eindredactie op ons genomen. Daarnaast verzorgen we ook een groot deel van de interne communicatie.

Het is een brede rol met veel verschillende onderdelen. Dat houdt ons soms best bezig, maar juist die afwisseling maakt het ook leuk.

Op dit moment zijn jullie druk met Buren, waarvan jullie ook de eindredactie verzorgen. Wat komt daar allemaal bij kijken?

Zoals Margo ook al aangaf, zitten wij de vergaderingen voor en schrijven we veel stukken zelf of herschrijven we aangeleverde teksten. Maar pas wanneer alles is ingeleverd, begint eigenlijk het echte werk.

Dan moet Buren worden opgemaakt in de stijl en kwaliteit die wij voor ogen hebben. Dat betekent veel controleren, schuiven, aanpassen en afstemmen met de opmaak. Soms gaat een versie nog meerdere keren heen en weer voordat we echt tevreden zijn en het blad naar de drukker kan.

Het is vaak een flinke puzzel, maar uiteindelijk voelt het altijd weer als een kleine overwinning wanneer het magazine bij iedereen op de mat valt. Al kijken wij er zelf daarna bijna niet meer naar, tegen die tijd hebben we het zó vaak gezien dat we het wel even klaar zijn.

 

Jullie beheren samen onder andere de socials, website, het LED-scherm, de huisstijl en alle communicatiekanalen van de wijk. Hoe houden jullie daarin overzicht?

We hebben allebei wel echt ons eigen stukje binnen de communicatie. Margo houdt zich bijvoorbeeld veel bezig met evenementen en de website. Zij zorgt dat activiteiten netjes worden aangemeld en goed op de website terechtkomen.

Ik ben zelf meer bezig met het wijkpanel, het LED-scherm en het beheer van de mailboxen. Daarnaast zijn we allebei actief op de social media-kanalen. Ik houd me bijvoorbeeld iedere maand bezig met de Foto van de Maand.

Doordat we allebei goed weten waar we mee bezig zijn, lopen we elkaar eigenlijk niet in de weg en wordt alles vanzelf goed opgepakt. We kunnen snel schakelen en weten van elkaar wat er speelt.

Alleen Buren doen we echt volledig samen. Dat is iedere keer weer zo’n groot project, dat je dat eigenlijk alleen goed kunt doen door veel samen op te trekken.

Jullie hebben de huidige huisstijl en veel nieuwe aanleverregels ontwikkeld. Waarom vonden jullie het belangrijk om daar meer structuur in aan te brengen?

Toen ik begon, was er eigenlijk bijna niets meer. De website was verouderd, de socials werden nauwelijks bijgehouden en zelfs de logo’s waren niet meer goed terug te vinden. Daarnaast werkte iedereen een beetje op zijn eigen eilandje en was er onderling weinig communicatie.

Daar moest echt verandering in komen. De afgelopen jaren zijn we daar stap voor stap mee bezig geweest. Inmiddels is er veel meer overzicht en structuur. Dat betekent ook dat we soms misschien wat streng of duidelijk overkomen, maar daardoor weet nu wel iedereen waar hij of zij aan toe is.

We hebben bijvoorbeeld duidelijke aanleverregels gemaakt voor iedereen die iets instuurt. Ook werken we met een gezamenlijke Dropbox, waarin alles een vaste plek heeft. Dat lijken misschien kleine dingen, maar het zorgt voor rust, overzicht en duidelijkheid voor iedereen die ermee werkt.

Wat zijn momenten waarvan jullie denken: “Daar mogen we best trots op zijn”?

Ik ben vooral trots als ik iets waar ik aan heb meegewerkt uiteindelijk echt terugzie in de wijk. Bijvoorbeeld een flyer die bij bewoners op de mat valt of wanneer ik iemand positief hoor praten over de vernieuwde Buren.

Veel van wat wij doen, gebeurt achter de schermen. We zijn zelf niet echt bekend en dat maakt het soms juist leuk. Je hoort mensen enthousiast praten over iets dat gemaakt is, zonder dat ze weten dat wij daarachter zitten. Dat geeft stiekem best voldoening.

En eerlijk? Ik moet altijd lachen als iemand vertelt dat hij of zij expres nog een extra rondje over de rotonde heeft gereden om de Foto van de Maand op het LED-scherm nog even goed te bekijken. Dat is toch fantastisch?

 

Jullie hebben aangegeven dat het tijd is om werkzaamheden rustig over te dragen. Waarom kiezen jullie bewust voor een geleidelijke overdracht?

Liever met een warme hand dan met een koude. We hebben de afgelopen jaren veel tijd, energie en ideeën gestoken in alles wat we doen. Achter de communicatie zit ook echt een visie en het is belangrijk dat je die kunt uitleggen aan nieuwe mensen.

Daarom willen we de overdracht rustig aanpakken. Niet iemand ineens alles geven en succes wensen, maar stap voor stap uitleggen waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn. Zeker binnen vormgeving en communicatie zit daar vaak meer achter dan mensen denken.

Soms lijkt iets simpels, zoals een kleur of lettertype, niet zo belangrijk. Maar juist die herkenbaarheid zorgt ervoor dat alles één geheel blijft. Anders krijg je al snel: “Dit is toch ook groen?” terwijl het uiteindelijk net niet past binnen de uitstraling die je als wijkvereniging wilt hebben.

Door mensen rustig mee te nemen in hoe en waarom we dingen doen, hopen we dat de basis die er nu ligt ook behouden blijft.

Jullie zoeken bewust niet één persoon die alles overneemt, maar liever meerdere mensen die kleine stukjes oppakken. Waarom werkt dat volgens jullie beter?

Wat Margo ook zegt: als meerdere mensen ieder een klein onderdeel oppakken, blijft het overzichtelijk en behapbaar. Niet iedereen heeft tijd om veel uren vrijwilligerswerk te doen, maar misschien wel om één duidelijke taak op zich te nemen.

Daarnaast maakt het het werk veel minder kwetsbaar. Als iemand op vakantie is of het tijdelijk druk heeft, kun je elkaar makkelijker opvangen. Nu zit er veel kennis en werk bij een kleine groep mensen en dat maakt het soms best intensief.

Door taken meer te verdelen, wordt het voor nieuwe vrijwilligers ook toegankelijker om in te stappen. Je hoeft echt niet meteen alles te kunnen of overal verstand van te hebben. Juist samen kom je vaak tot de beste resultaten.

Welke taken zouden bewoners bijvoorbeeld kunnen oppakken zonder meteen “alles” te hoeven doen?

Wat Margo ook aangeeft: er zijn genoeg losse taken die prima apart opgepakt kunnen worden. Denk aan social media, een mailbox bijhouden, berichten plaatsen op het LED-scherm, de website aanpassen of meewerken aan Buren.

Dat zijn duidelijke taken die goed uit te leggen zijn. Zo kan iedereen iets kiezen wat bij hem of haar past en blijft het vrijwilligerswerk overzichtelijk en leuk.

Veel mensen denken misschien dat ze ergens heel handig of creatief voor moeten zijn. Wat zouden jullie tegen die twijfelaars willen zeggen?

Eigenlijk hebben we alles inmiddels zo ingericht dat je helemaal niet superhandig hoeft te zijn. We werken nu ook samen met groepen mensen die niet allemaal technisch of creatief onderlegd zijn, en dat gaat eigenlijk prima.

Veel dingen zijn duidelijk uitgelegd en stap voor stap ingericht. Natuurlijk is het wel handig als je een beetje met een computer overweg kunt, maar verder leer je veel gewoon onderweg.

Tot slot: wat hopen jullie voor de toekomst van de communicatie binnen Zuiderburen?

Ik hoop vooral dat er een paar mensen opstaan die dit niet alleen willen oppakken, maar het ook verder kunnen brengen. Er is nog zó veel mogelijk binnen deze wijk. Zuiderburen is een fijne, actieve wijk met veel leuke activiteiten en betrokken bewoners.

Vele handen maken licht werk, en dat geldt hier echt. Als meerdere mensen een klein stukje doen, kun je samen heel veel neerzetten.

Wij zwaaien in ieder geval af met een goed en voldaan gevoel over wat we de afgelopen jaren hebben opgebouwd. Het zou heel mooi zijn als een volgende groep daar weer mee verder gaat, het eigen maakt en misschien zelfs nog beter maakt.