De stille kracht van Communicatie (Margo)

Voor veel bewoners zijn jullie vooral “de mensen achter de schermen”. Wie zijn jullie eigenlijk?

Mijn naam is Margo Pasman. Ik woon sinds 2020 met mijn man en onze twee kinderen in Zuiderburen. Onze kinderen zijn inmiddels 16 en 18 jaar. We wonen hier met heel veel plezier. Zuiderburen voelde voor ons al snel als een fijne plek om te wonen, al kwamen we hier niet vandaan en moesten we in het begin echt opnieuw onze weg vinden.

Hoe zijn jullie betrokken geraakt bij de wijkvereniging en het wijkpanel?

Toen wij in 2020 in Zuiderburen kwamen wonen, zaten we midden in de coronaperiode. Daardoor was het best lastig om nieuwe mensen te leren kennen. Er waren weinig activiteiten en ontmoetingen gingen niet vanzelf. Ik dacht toen: als ik vrijwilligerswerk in de wijk ga doen, leer ik vast sneller mensen kennen. Op dat moment zag ik een vacature voor bestuursleden bij de wijkvereniging. Daar heb ik op gereageerd en zo ben ik in het bestuur terechtgekomen.

Wat vinden jullie persoonlijk zo leuk aan vrijwilligerswerk voor Zuiderburen?

Ik vind het belangrijk om naast je werk ook iets te doen dat niet direct financieel iets oplevert, maar waarmee je wel iets bijdraagt. Gewoon om de wereld, of in dit geval de wijk, een stukje mooier en leuker te maken. Voor mij had vrijwilligerswerk in Zuiderburen dus twee kanten. Aan de ene kant wilde ik graag mensen leren kennen en contact maken in de wijk. Aan de andere kant wilde ik iets goeds doen voor Zuiderburen, zodat de wijk zichtbaarder wordt en het voor bewoners hopelijk nog leuker wordt om hier te wonen.

Jullie werken veel samen. Waar vullen jullie elkaar goed in aan?

Martine zat al langer bij de wijkvereniging en kende daardoor veel meer mensen en gewoontes binnen de wijk. Dat was voor mij heel prettig en handig. Daarnaast hebben Martine en ik best verschillende achtergronden en kijken we niet altijd op dezelfde manier naar dingen. Juist daardoor vullen we elkaar goed aan. We respecteren elkaars ideeën en kunnen goed sparren. Samenwerken met Martine is altijd prettig. We hebben veel lol, maar ondertussen wordt er ook gewoon hard gewerkt. Die combinatie maakt het heel fijn.

Veel bewoners zien alleen het eindresultaat: een flyer, social post of een nieuwe editie van Buren. Wat gebeurt er allemaal achter de schermen?

Achter de schermen gebeurt veel meer dan mensen vaak zien. Als bestuurslid heb je iedere maand een bestuursvergadering. Daaruit komen allerlei acties voort, en voor mij hebben die vaak te maken met communicatie. Denk aan berichten voor social media, nieuws op de website of communicatie rond activiteiten.

Daarnaast zijn we druk met het maken van wijkmagazine Buren. Dat is niet alleen een kwestie van stukjes verzamelen. Er moet contact worden gehouden met de redactie, teksten moeten worden nagekeken, beeldmateriaal moet kloppen en alles moet uiteindelijk op tijd worden aangeleverd. Veel werk gebeurt gewoon achter de computer, maar er zitten ook veel contacten met mensen in de wijk achter.

Op dit moment zijn jullie druk met Buren, waarvan jullie ook de eindredactie verzorgen. Wat komt daar allemaal bij kijken?

Voor iedere editie van Buren plannen we een redactievergadering met de redactie. Daar bespreken we welke onderwerpen erin komen, wie welk stuk oppakt en of iemand ergens hulp bij nodig heeft. We leveren zelf ook teksten aan en denken mee over de inhoud.

Daarna begint het redigeren. Teksten worden nagekeken, aangepast waar nodig en klaargemaakt voor plaatsing. Dat doen we samen met de redactie. Vervolgens leveren we alles goed aan bij degene die het blad opmaakt. Ook daarna kijken we nog mee, zodat alles uiteindelijk zo goed mogelijk in het blad terechtkomt. Als Buren dan weer op de mat valt, is dat altijd een mooi moment.

Jullie beheren samen onder andere de socials, website, het LED-scherm, de huisstijl en alle communicatiekanalen van de wijk. Hoe houden jullie daarin overzicht?

We hebben de taken goed verdeeld. Er zijn vaste activiteiten die ieder jaar terugkomen, zoals het wijkfeest, bingoavonden, Pasen en Sinterklaas. Daar kun je vooruit voor plannen. Daarnaast is er veel dat tussendoor binnenkomt. We houden de mailbox regelmatig in de gaten, want daar komen verzoeken binnen voor social media, de website of het LED-scherm.

Door vaste afspraken te maken en onderling af te stemmen, houden we overzicht. Soms is het plannen, soms is het snel schakelen. Dat hoort erbij.

Jullie hebben de huidige huisstijl en veel nieuwe aanleverregels ontwikkeld. Waarom vonden jullie het belangrijk om daar meer structuur in aan te brengen?

Toen we begonnen, was het soms wat rommelig. Niet altijd was duidelijk waar iets vandaan kwam, wie het had gemaakt of waar het precies bij hoorde. De oude website was bovendien verouderd. Bij het maken van een nieuwe website hebben we daarom ook meteen de huisstijl aangepakt.

Het doel was om alle uitingen herkenbaar te maken. Je ziet nu sneller: dit hoort bij de wijkvereniging. Daarnaast scheelt structuur ook veel tijd. We hebben bijvoorbeeld veel onderdelen in Canva gezet, zodat ook mensen die niet met ingewikkelde programma’s werken makkelijk iets kunnen maken. Daardoor kunnen we sneller berichten, advertenties of beelden voor het LED-scherm maken.

Ook kregen we eerder regelmatig materiaal aangeleverd dat niet het juiste formaat had of slecht leesbaar was. Door duidelijke aanleverregels te maken, ontvangen we beter materiaal en hoeven we minder tijd te besteden aan aanpassen en herstellen. Het blijft vrijwilligerswerk, dus het is fijn als dingen duidelijk en efficiënt kunnen.

Wat zijn momenten waarvan jullie denken: “Daar mogen we best trots op zijn”?

Als er weer een nieuwe Buren uitkomt, denk ik vaak: hij ligt er toch maar weer. Dat hebben we samen weer voor elkaar gekregen. Er zit veel tijd en werk in, dus dat voelt echt als een mooi resultaat.

Ook complimentjes van bewoners zijn heel leuk. Of wanneer er veel inschrijvingen komen voor een activiteit, of wanneer mensen actief reageren en meedenken via social media. Dan merk je dat communicatie echt iets doet. De vrijwilligersavonden zijn ook momenten waar ik met plezier op terugkijk. Dan spreek je mensen die op heel andere manieren actief zijn voor de wijkvereniging, maar allemaal met hetzelfde doel: iets betekenen voor Zuiderburen.

Jullie hebben aangegeven dat het tijd is om werkzaamheden rustig over te dragen. Waarom kiezen jullie bewust voor een geleidelijke overdracht?

We doen best veel, en dat realiseren we ons ook. Daarom denken we dat het beter is om de werkzaamheden op te splitsen in kleinere, overzichtelijke taken. Dan hoeft niet één persoon alles over te nemen, maar kunnen meerdere mensen ieder een stukje oppakken.

Een geleidelijke overdracht geeft ons de tijd om rustig uit te leggen hoe alles werkt. Voor nieuwe vrijwilligers is dat ook prettiger. Dan hoeven ze niet ineens alles tegelijk te leren en raken ze niet het overzicht kwijt.

Jullie zoeken bewust niet één persoon die alles overneemt, maar liever meerdere mensen die kleine stukjes oppakken. Waarom werkt dat volgens jullie beter?

Als meerdere mensen ieder een kleine taak doen, blijft het behapbaar. Niet iedereen heeft tijd om veel uren vrijwilligerswerk te doen, maar misschien wel om één duidelijk onderdeel op te pakken. Bovendien kun je elkaar dan makkelijker vervangen bij vakantie of drukte. Het maakt het werk minder kwetsbaar en veel overzichtelijker.

Welke taken zouden bewoners bijvoorbeeld kunnen oppakken zonder meteen “alles” te hoeven doen?

Er zijn allerlei taken die los van elkaar opgepakt kunnen worden. Denk aan het plannen van social media berichten, het maken van posts, het bijhouden van een mailbox, het plaatsen van berichten op het LED-scherm, het aanpassen van de website of meewerken aan de redactie van Buren. Dat zijn allemaal duidelijke taken die goed uit te leggen zijn.

Veel mensen denken misschien dat ze ergens heel handig of creatief voor moeten zijn. Wat zouden jullie tegen die twijfelaars willen zeggen?

Het is handig als je een beetje met een computer overweg kunt, maar je hoeft echt geen expert te zijn. Veel staat al klaar en met een korte uitleg kom je een heel eind. Het is geen hogere wiskunde. Als je het leuk vindt om iets voor de wijk te doen en een beetje zorgvuldig kunt werken, dan kun je al veel betekenen.

Tot slot: wat hopen jullie voor de toekomst van de communicatie binnen Zuiderburen?

Ik zou het heel jammer vinden als de communicatie stilvalt wanneer wij stoppen. En wij stoppen echt, dat hebben we besloten. Ik wil mijn tijd ook graag weer aan andere dingen besteden. Maar het zou zonde zijn als Buren niet meer verschijnt, als er niets meer op social media komt, als het LED-scherm leeg blijft of als de website niet meer wordt bijgehouden.

Daarom hoop ik vooral dat er enthousiaste nieuwe mensen opstaan. Mensen die denken: dit lijkt me leuk, ik pak een stukje op. Met nieuwe ideeën en frisse energie kan de communicatie binnen Zuiderburen gewoon weer verder groeien. Dat zou het allermooiste zijn.